Faktura zaliczkowa wystawiana jest z myślą o rozliczeniu otrzymanych zaliczek do określonej dostawy końcowej, która nastąpi w przyszłości. Zazwyczaj faktury zaliczkowe używane są przy transakcjach o dużej wartości, w celu pozyskania części środków, które pomogą sfinalizować ostateczną transakcję. Zaliczka w obrocie krajowym w świetle ustawy o VAT powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Wpłacona na rachunek bankowy jednostki zaliczka traktowana jest jako kwota brutto, która zawiera stawkę VAT odpowiednią dla danego towaru czy usługi.

 

Skutki podatkowe VAT w przypadku odbiorcy

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Zatem podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w terminie otrzymania faktury lub w deklaracji za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 (tj. małego podatnika rozliczającego się kwartalnie lub podatnika opodatkowanego estońskim CIT), za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Warunkiem do obniżenia kwoty podatku należnego jest więc powstanie u sprzedawcy obowiązku podatkowego oraz otrzymanie faktury, która dokumentuje zakup danej usługi czy towaru.

Z brzmienia art. 19a ust. 1 ustawy o VAT wynika, że co do zasady wykonanie usługi czy dokonanie dostawy towarów rodzi powstanie obowiązku podatkowego.

Ewidencja księgowa jednostki wpłacającej zaliczkę:

1. Wpłacono zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towaru:
• Strona WN konta 202 Rozrachunki z dostawcami,
• Strona MA konta 130 Rachunek bieżący;
2. Otrzymano fakturę zaliczkową:
• Strona WN konta 300 Rozliczenie zakupu (kwota netto),
• Strona WN konta 221 VAT naliczony (kwota VAT),
• Strona MA konta 202 Rozrachunki z dostawcami (kwota brutto);
3. Zrealizowano dostawę zamówionego towaru i przyjęto na magazyn:
• Strona WN konta 330 Towary,
• Strona MA konta 300 Rozliczenie zakupu.

 

Skutki podatkowe VAT w przypadku dostawcy

Otrzymanie zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów czy świadczenia usług wywołuje powstanie obowiązku podatkowego w chwili wpłynięcia na rachunek bankowy całości lub części zapłaty. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość bądź część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1. dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w art. 19a ust. 1b, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011;
2. dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w ust. 5 pkt 4, a więc czynności, gdy obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu np. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego czy świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu.

Ustalenie podstawy opodatkowania w przypadku wpłaconej zaliczki reguluje art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, w myśl którego podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał albo ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych bądź usług świadczonych przez podatnika.

Stosując się do przepisów określonych przez ustawodawcę, należy również mieć na uwadze art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, stosownie do którego podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą w sytuacji otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczenia usług, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej),
3. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ww. ustawy, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Ważne!

Od 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty. Przepis ten nie ma zastosowania w przypadkach, dla których szczególne terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT. Zatem, regulacja wynikająca z zapisów art. 106b ust. 1a ustawy o VAT dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).

Podatnik, wystawiając fakturę ostateczną, na podstawie której wpłacane były zaliczki, pomniejsza wartość umowną tej faktury o wartości otrzymanych części zapłat z tytułu zaliczek na poczet wykonania usługi bądź nabycia towarów. Należy pamiętać, że ujęcie faktur zaliczkowych powinno być oparte na art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), w myśl którego rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.

Ewidencja księgowa jednostki wystawiającej fakturę zaliczkową:

1. Wystawiono fakturę zaliczkową:
• Strona WN konta 201 Rozrachunki z odbiorcami (kwota brutto),
• Strona MA konta 222 VAT należny (kwota VAT),
• Strona MA konta 845 Rozliczenia międzyokresowe przychodów (kwota netto);
2. Zrealizowano zamówienie (dokonujemy przeksięgowania zgodnie z datą dostawy towarów bądź datą wykonania usługi):
• Strona WN konta 845 Rozliczenia międzyokresowe przychodów,
• Strona MA konta 730 Sprzedaż towarów.

Reasumując, podatnik posługujący się fakturą zaliczkową nie ma możliwości ujęcia kosztu ani przychodu podatkowego aż do momentu faktycznej daty wykonania usługi bądź dostawy towarów. Inaczej jednak jest w przypadku VAT, gdzie podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w chwili otrzymania faktury zaliczkowej, co natomiast wywołuje obowiązek podatkowy również u wystawcy takiej faktury, który zobligowany jest do wykazania podatku należnego z tego typu transakcji.

Przykład:

Przedsiębiorstwo XYZ sp. z o.o. w styczniu zawarło z kontrahentem umowę na wykonanie usługi transportowej, a następnie dokonało wpłaty zaliczki w kwocie 5000 zł w tym samym miesiącu. W styczniu do przedsiębiorstwa wpłynęła faktura zaliczkowa na kwotę 4065,04 zł netto oraz 934,96 zł VAT.

Wykonanie usługi nastąpiło w lutym, w związku z tym kontrahent dostarczył fakturę końcową na kwotę 15 000 zł brutto (12 195,12 zł netto oraz 2804,88 zł VAT). Przedsiębiorstwo dokonało pomniejszenia kwoty faktury końcowej o wartość wcześniej wpłaconej zaliczki.

1. Wpłata zaliczki na poczet usługi transportowej:
• Strona WN konta 202 Rozrachunki z dostawcami – 5000 zł,
• Strona MA konta 130 Rachunek bieżący – 5000 zł;
2. Otrzymanie faktury zaliczkowej:
• Strona WN konta 205 Zaliczki kwota – 4065,04 zł,
• Strona WN konta 221 VAT naliczony – 934,96 zł,
• Strona MA konta 202 Rozrachunki z dostawcami – 5000 zł;
3. Otrzymanie faktury końcowej wraz z rozliczeniem zaliczki:
• Strona WN konta 402 Usługi obce – 8130,08 zł (12 195,12 zł – 4065,04 zł),
• Strona WN konta 221 VAT naliczony – 1869,92 zł (2804,88 zł – 934,96 zł),
• Strona MA konta 202 Rozrachunki z dostawcami – 10 000 zł;
4. Przeksięgowanie wcześniej zaksięgowanej faktury zaliczkowej w koszty:
• Strona WN konta 402 Usługi obce – 4065,04 zł,
• Strona MA konta 205 Zaliczki – 4065,04 zł;
5. Uregulowanie pozostałej części zobowiązania:
• Strona WN konta 202 Rozrachunki z dostawcami – 10 000 zł,
• Strona MA konta 130 Rachunek bieżący – 10 000 zł.

 

Redakcja podatki.biz

źródło: https://www.podatki.biz