Polski (PL) 
Deutsch 
English (UK) 
Od 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 stycznia 2025 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe również dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT.
Co to jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną (faktur ustrukturyzowanych).
KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność.
Docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF.
Krajowy System e-Faktur wymaga elektronicznego fakturowania w przypadku wszystkich transakcji, które do tej pory fakturowano. Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.
Krajowy System e-Faktur służy między innymi do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania KSeF
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
- uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Jak wystawiać faktury
aktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:
- za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów
- przy użyciu programów komercyjnych.
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia:
- wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur
- zarządzanie uprawnieniami
- sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) KSeF
- podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).
Od kiedy można korzystać z KSeF
Obecnie KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym – możesz zdecydować, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF czy tak jak dotychczas (w formie papierowej lub elektronicznej, np. w pliku PDF).
Od 1 lipca 2024 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT.
Od 1 stycznia 2025 roku wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe również dla podatników stosujących zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT.
Dla kogo KSeF
Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT.
Będą to czynności podlegające w Polsce opodatkowaniu VAT, w tym krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:
- podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
- podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług
- podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
- podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT
- podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób
- podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych
- faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C)
- przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Zasady korzystania z KSeF
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.
Faktura ustrukturyzowana zostaje uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Awaria KSeF
Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF, które wyznaczą okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.
W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów w BIP Minister Finansów będzie zamieszczał komunikat o wystąpieniu awarii KSeF w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.
Wystawianie faktur w trakcie awarii i niedostępności KSeF
W czasie trwania awarii KSeF (ogłoszonej za pośrednictwem BIP) podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionej przez Ministra Finansów i udostępnia ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W przypadku udostępnienia nabywcy faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF podatnik jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury kodem umożliwiającym:
- dostęp do tej faktury w KSeF
- weryfikację danych na niej zawartych
- zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii) podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie tej awarii w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury.
Datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze. Datą otrzymania będzie data faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku, gdyby nabywca nie otrzymał faktury przed datą przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia numeru.
W okresie trwania awarii, która jest ogłaszana za pomocą środków społecznego przekazu, podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub elektronicznej.
W sytuacji, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z powodu awarii ogłaszanej za pośrednictwem BIP lub z innego powodu niż awaria KSeF, wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.
Podatnik jest obowiązany przesłać takie faktury do KSeF w celu przydzielenia im numeru identyfikującego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
- zakończenia okresu awarii KSeF
- ich wystawienia (w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF).
Faktury korygujące
Faktury korygujące będą musiały zawierać numer faktury korygowanej nadany przez KSeF, z wyjątkiem tych, którym nie został nadany numer.
W związku z obowiązkiem stosowania KSeF przez większość podatników obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.
W przypadku faktur korygujących wystawianych w trakcie awarii lub niedostępności systemu sprzedawca obniży podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru od nabywcy, chyba że wcześniej wystawca przesłał faktury do KSeF – wtedy rozstrzygająca jest data wysyłki do KSeF.
Natomiast po stronie nabywcy faktura ustrukturyzowana obniżająca podstawę opodatkowania będzie uwzględniana w rozliczeniu za okres, w którym zostanie otrzymana – tak samo jak faktura inna niż ustrukturyzowana. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która jest dostarczona nabywcy w innej formie (np. w trakcie awarii systemu), decyduje data otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej faktura otrzymała numer KSeF – wtedy przyjmuje się datę przydzielenia numeru.
W związku z wejściem w życie faktur ustrukturyzowanych nie będzie możliwości wystawienia not korygujących przez nabywcę.
Z kolei duplikaty faktur będą wystawiane tylko do faktur wystawianych poza KSeF.
Sankcje
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KseF
- w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem
- nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria
- naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Karę pieniężną uiszcza się bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
Uwaga! Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF wchodzą w życie od 1 stycznia 2025 roku.
Kasy fiskalne
Od 1 stycznia 2025 roku nie będzie możliwości wystawiania faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej. Taka sprzedaż będzie mogła zostać udokumentowana tylko paragonem sprzedaży.
Płatności za faktury
Przy dokonywaniu płatności w mechanizmie podzielonej płatności (split payment) przelew musi zawierać numer faktury, w związku z którą jest dokonywana płatność. W przypadku wystawienia faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.
Przelew z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności obejmuje dowolne faktury ustrukturyzowane wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc.
W komunikacie przelewu należy podać identyfikator zbiorczy nadany w KSeF.
Przechowywanie faktur
Faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do KSeF będą w nim przechowywane w przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Po upływie tego okresu podatnik jest obowiązany przechowywać te faktury poza KSeF do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podstawa prawna
źródło: www.biznes.gov.pl
https://www.podatki.biz
