Jeśli wykonuje on pracę z jego użyciem przez co najmniej połowę czasu pracy, to pracodawca będzie musiał zwrócić koszty zakupu okularów lub soczewek kontaktowych. Skorzystają z tego także osoby zatrudnione na część etatu.

Podobnie jak szeroko dyskutowany obowiązek zapewnienia pracownikom zdalnym klawiatury i podstawki (pisaliśmy o tym w DGP nr 227 z 23 listopada 2023 r. „Co oprócz laptopa dla pracownika zdalnego. Jest o to spór” – red.), także refundacja okularów i szkieł wywołała wątpliwości pracodawców. Wszystko za sprawą nowelizacji rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 2367; dalej: rozporządzenie), która weszła w życie 17 listopada 2023 r. Także w tym przypadku wątpliwości dotyczą osób, które korzystają z komputera przenośnego – laptopa. Przypomnijmy, że zgodnie z poprzednim brzmieniem rozporządzenia, aby w przypadku osób użytkujących laptopy mówić o prawie do refundacji okularów, musiał on być wyposażony w monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek oraz wyposażenie dodatkowe i pomocnicze. Ten wymóg mocno ograniczał prawo do refundacji okularów dla osób pracujących przy laptopach.

Warto jednak na marginesie przypomnieć, że w ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogli być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (pismo z 21 grudnia 2012 r., wydane przez: Główny Inspektorat Pracy, Finansowanie przez pracodawcę zakupu okularów dla pracujących na laptopach, PiP 2013, nr 9445, s. 7).

Nowy zapis

Na początku trzeba odnieść się do ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do kodeksu pracy pracę zdalną. Na mocy tych przepisów pracodawca, aby dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej, musi uzyskać od niego oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Ponadto jego obowiązkiem będzie opracowanie oceny ryzyka zawodowego oraz instrukcji bhp wykonywania pracy zdalnej, a także poddanie pracownika szkoleniu wstępnemu i okresowemu z zakresu bhp (może być przeprowadzone online). Z kolei na pracowniku będzie ciążył obowiązek zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia bowiem stron stosunku pracy z obowiązku przestrzegania przepisów bhp. Zarówno pracownik, jak i pracodawca są zobligowani do ich przestrzegania, a fakt świadczenia pracy we własnym domu nie powoduje wyłączenia przepisów bhp. Nadal są one wiążące, a ich nierespektowanie może skutkować zagrożeniem dla życia i zdrowia pracownika. Z kolei pracodawca, który nie przestrzega przepisów bhp, może ponieść odpowiedzialność wykroczeniową/karną lub cywilnoprawną za ich nieprzestrzeganie.

!Pracownik uzyska prawo do zwrotu kosztów okularów lub soczewek nawet wtedy, gdy nie będzie świadczył pracy z wykorzystaniem monitora ekranowego codziennie. Z rozporządzenia nie wynika bowiem taki wymóg.

Opisywana zmiana rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej miała na celu dostosowanie jego zapisów do obowiązujących regulacji prawnych w zakresie pracy zdalnej. W związku z tym w rozporządzeniu umieszczono zapis, którego do tej pory nie było w tej regulacji, zgodnie z którym rozporządzenia nie stosujemy do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Ten nowy, wprowadzony do rozporządzenia zapis, oznacza, że do każdego pracownika, który użytkuje laptopa przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, ww. przepis rozporządzenia stosujemy. To z kolei oznacza, że każdy pracownik pracujący na laptopie (w przypadku pełnego etatu, w podstawowym systemie czasu pracy) przez co najmniej cztery godziny będzie miał prawo do refundacji szkieł korygujących wzrok. Trzeba w tym miejscu przypomnieć, że to lekarz będzie decydował, czy pracownik powinien otrzymać okulary czy soczewki kontaktowe.

 

Również pracownik niepełnoetatowy nie będzie pozbawiony prawa do refundacji. Jeśli jego czas pracy wynosi w danym dniu sześć godzin, a on przepracuje co najmniej trzy godziny, używając laptopa, to będzie miał prawo do zwrotu kosztów okularów i soczewek. Ponadto uważam, że pracownik uzyska prawo do zwrotu kosztów okularów i soczewek nawet wtedy, gdy nie będzie świadczył pracy z wykorzystaniem monitora ekranowego codziennie. Jak bowiem trafnie zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 18 maja 2011 r., sygn. akt IV SA/Po 195/11, nie mają znaczenia założenia, jakie przyjął pracodawca odnośnie do ilości czasu pracy przy komputerze na przedmiotowym stanowisku, lecz faktyczny wymiar czasu, jaki pracownik musi poświęcić na pracę przy komputerze. Rozporządzenie nie wymaga codziennej pracy z monitorem, tylko wskazuje na konieczność pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. To oznacza, że jeżeli pracownik wykonuje pracę z monitorem w poniedziałek i wtorek (przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy), a w pozostałe dni tygodnie pracuje tylko nad dokumentami, to i tak ma prawo do refundacji okularów.

Klawiatura i mysz

Zastosowanie rozporządzenia do pracy zdalnej będzie jeszcze miało znaczenie w kontekście dostosowania stanowiska pracy z wykorzystaniem monitora ekranowego do wymogów przewidzianych w rozporządzeniu. Nowym zupełnie zapisem w rozporządzeniu jest ten, zgodnie z którym w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. Nowa regulacja ma zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy przy zminimalizowaniu kosztów ponoszonych przez pracodawcę. Wystarczy bowiem dokonanie zakupu podstawki przez pracodawcę (za kilkanaście złotych), aby poprawić komfort pracy pracownika i tym samym zapewnić warunki pracy zgodne z ergonomią i bhp. Rozporządzenie pozwala bowiem pracodawcy na alternatywny wybór: albo monitor stacjonarny, albo podstawka i to on dokona wyboru właściwego urządzenia w celu zapewnienia bezpiecznej pracy.

Korzystne dla wszystkich

Na koniec trzeba podkreślić, że mamy do czynienia z jedyną do tej pory nowelizacją rozporządzenia. Wydaje się, że wprowadzone nią zmiany są korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Każda ze stron stosunku pracy odniesie korzyści z wprowadzonych zmian (np. dla pracodawców będzie to chociażby usunięcie stacji dyskietek z wyposażenia podstawowego, które nie są już używane, czy też usunięcie zapisu nakładającego na pracodawcę obowiązek zapewnienia wilgotności względnej powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi, która nie powinna być mniejsza niż 40 proc.). Z rozporządzenia usunięto bowiem nadmiarowe i archaiczne regulacje, dostosowując je – w sposób niesprzeczny z dyrektywą Rady (90/270/EWG) z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (piąta dyrektywa szczegółowa w rozumieniu art. 16 ust. 1 dyrektywy 89/391/EWG) – do dzisiejszych realiów życia codzien nego. ©℗

Decyduje dobowy wymiar czasu pracy

Zgodnie z par. 3 rozporządzenia jego przepisów nie stosuje się do:

• kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,
• systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
• maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Zgodnie z par. 8 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom:

• profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach,
• okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Źródło: https://www.gazetaprawna.pl